Εργασία Βάσης Δεδομένων Διαχείρισης Δειγμάτων

“Ενσωμάτωση σε βάση δεδομένων της διαδικασίας ενεργειών για ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΑ αγορανομικά και ΜΗ ΑΣΦΑΛΗ προϊόντα που υπόκεινται σε ειδικό φόρο κατανάλωσης”

Νικόλαος Βλάχος

Δρ. Χημικός Μηχανικός - Προϊστάμενος της Γ΄ Χημικής Υπηρεσίας Θεσ/νίκης

Η Δ/νση Αλκοόλης, Αλκ. Ποτών, Οίνου & Ζύθου (ΔΑΑΠΟΖ) του Γ.Χ.Κ. με δύο έγγραφά της (αρ. Πρωτ. 3001926/255/26-1-2009 & 3008911/1298/8-4-2009) συνόψισε τις προβλεπόμενες -με βάση κείμενες διατάξεις της εθνικής και κοινοτικής νομοθεσίας- διαδικασίες ενεργειών σε περιπτώσεις δειγμάτων που αφορούν σε προϊόντα που υπόκεινται σε Ε.Φ.Κ. (αλκοόλη, αλκ. ποτά, οίνοι, ζύθοι κλπ.) και χαρακτηρίσθηκαν “ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΑ & ΜΗ ΑΣΦΑΛΗ” ή “ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΑ” αγορανομικά.

Με την παρούσα εργασία επιχειρείται η ενσωμάτωση των παραπάνω διαδικασιών σε μία βάση δεδομένων για την καλύτερη και αποτελεσματικότερη παρακολούθηση της πορείας αυτών των δειγμάτων αλλά και τη διαμόρφωση όρων εξαγωγής χρήσιμων στατιστικών συμπερασμάτων.

Η βάση δεδομένων είναι δομημένη στην πλατφόρμα της Microsoft Office Access και αποτελείται από 30 πεδία εισαγωγής δεδομένων, όπως αυτά απεικονίζονται σχηματικά στη σχετική φόρμα. Ο τύπος των δεδομένων που δέχονται τα πεδία αυτά είναι διαφορετικός και μπορεί να είναι: “Ημερομηνία/Ώρα”, “Κείμενο” και “Ναι/Όχι”, ανάλογα με την πληροφορία που καταχωρείται. Ως “πρωτεύον κλειδί” της βάσης δεδομένων επιλέχθηκε το πεδίο “Αρ. Πρωτ. Δειγματοληψίας”, ως εκείνο το πεδίο που αντιστοιχεί στην αφετηρία της διαδικασίας ελέγχου γενικά των προϊόντων, δηλαδή τη δειγματοληψία. Άλλωστε το πεδίο αυτό είναι μοναδιαία συσχετιζόμενο με το κάθε δείγμα και μπορεί να αποτελέσει τη βάση της αρχειοθέτησης των φακέλων (υποθέσεων) των δειγμάτων. Η αρχειοθέτηση γίνεται ταυτόχρονα με την πρώτη ηλεκτρονική καταχώρηση των δειγμάτων στη βάση δεδομένων.

Όπως προκύπτει από τη φόρμα της βάσης δεδομένων τα 30 πεδία ομαδοποιούνται σε 4 κατηγορίες:

Η πρώτη κατηγορία αφορά στα στοιχεία του δείγματος με τα τέσσερα πρώτα πεδία –ημερομηνία δειγματοληψίας, αρ. πρωτ. δειγματοληψίας , δειγματίσασα αρχή και είδος δείγματος­– να είναι υποχρεωτικά προκειμένου η βάση δεδομένων να κάνει αποδεκτή μια εγγραφή. Επίσης υπάρχουν πεδία που αφορούν σε παρατηρήσεις επί του δείγματος (αν για παράδειγμα εντάσσεται στο Σχέδιο Επισήμου Ελέγχου, αν πρόκειται για καταγγελία κλπ.), σε σχετική αναφορά των χημικών που συμμετείχαν στη δειγματοληψία, αν έγινε υποβολή του δείγματος στην Υπηρεσία και τι αριθμό ΓΧΚ έλαβε.

Η δεύτερη κατηγορία περιλαμβάνει όλα εκείνα τα πεδία που αφορούν στη διαχείριση του δείγματος, όπως αυτή περιγράφεται στα δύο προαναφερθέντα έγγραφα της ΔΑΑΠΟΖ δηλαδή περιλαμβάνει την Α΄ και Β΄ εξέταση (εφόσον υποβληθεί σχετικό αίτημα) του δείγματος, ενδιάμεσες κοινοποιήσεις των αποτελεσμάτων στη ΔΑΑΠΟΖ (για δείγματα ΜΚ & ΜΑ ή για δείγματα ΜΚ, εκτός επισήμανσης), στη δειγματίσασα αρχή αλλά και στην εποπτεύουσα Χ.Υ. ή στον ενδιαφερόμενο με το σχετικό αποδεικτικό επίδοσης. Επίσης, υπάρχουν πεδία που αφορούν στην παραπομπή ή όχι της υπόθεσης στο ΑΧΣ καθώς και στην επακόλουθη απόφασή του και γνωστοποίησή της. Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται ανάλογα με το αποτέλεσμα της χημικής εξέτασης. Στην περίπτωση που το αποτέλεσμα της Α΄ εξέτασης δώσει το δείγμα ΚΑΝΟΝΙΚΟ τότε προφανώς τα υπόλοιπα πεδία δεν συμπληρώνονται και οδηγούμαστε στο κλείσιμο του φακέλου και την αρχειοθέτηση του δείγματος (κάτω δεξιά στη φόρμα της βάσης δεδομένων). Αν από την εξέταση του Α΄ δείγματος προκύψει γνωμάτευση ότι το δείγμα είναι ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΟ ή ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΟ & ΜΗ ΑΣΦΑΛΕΣ τότε συμπληρώνονται τα υπόλοιπα πεδία, ανάλογα αν το αποτέλεσμα θεωρείται οριστικό είτε με βάση σχετική απόφαση του ΑΧΣ, είτε με το αποτέλεσμα της κατ’ έφεσιν εξέτασης του δείγματος λόγω μη παραπομπής στο ΑΧΣ, είτε με βάση το αποτέλεσμα της Α΄ εξέτασης λόγω μη άσκησης έφεσης.

Η τρίτη κατηγορία, η οποία μπορεί να εκλειφθεί και ως υποκατηγορία της δεύτερης, αφορά σε προβλεπόμενες ενέργειες, επακόλουθες των συμβάντων που απεικονίζονται στα πεδία της προηγούμενης κατηγορίας. Εμπεριέχονται πεδία που αφορούν σε δέσμευση του προϊόντος (π.χ. κατόπιν εντολής της ΔΑΑΠΟΖ ή εις χείρας κατόχου), αποδέσμευση  (αν τελικά το δείγμα κριθεί ΚΑΝΟΝΙΚΟ), κατάσχεση, καταστροφή ή άλλη διαχείρισή του (όπως προώθηση σε κατάλληλα αδειοδοτημένες μονάδες για επαναπόσταξη ή για άλλες βιομηχανικές χρήσεις).

Τέλος η τέταρτη κατηγορία αφορά στην παραπομπή της υπόθεσης από τη δειγματίσασα αρχή στον Εισαγγελέα -για ποινικό/αγορανομικό- καθώς και στη σύνταξη πρωτοκόλλου παράβασης με την οποία ξεκινά η διαδικασία επιβολής διοικητικών ή/και ποινικών κυρώσεων. Η τελευταία διαδικασία μπορεί επίσης να ενσωματωθεί σε μία νέα βάση δεδομένων παρακολούθησής της, ανεξάρτητη ή προσαρτημένη στην παραπάνω περιγραφείσα βάση δεδομένων. Ο κάθε φάκελος (υπόθεση) κλείνει μετά το πέρας των παραπάνω διαδικασιών και την τελική αρχειοθέτησή του.

Τα πλεονεκτήματα της ανάπτυξης μιας τέτοιας σχεσιακής βάσης δεδομένων είναι προφανή και αφορούν όχι μόνο στην αποτελεσματική παρακολούθηση και κωδικοποίηση των προβλεπόμενων διαδικασιών ως προς τη διαχείριση των δειγμάτων και τον εντοπισμό τυχόν παραλείψεων αλλά και στη διευκόλυνση της αρχειοθέτησής τους. Για κάθε δείγμα εκτυπώνεται μία φόρμα της βάσης δεδομένων με τα στοιχεία του (όπως περιγράφηκαν παραπάνω), η οποία και ενημερώνεται ανάλογα με την πορεία εκτέλεσης των διαδικασιών. Η φόρμα αυτή χρησιμοποιείται και ως επικαλυπτικό του φακέλου που περιέχει όλη την αλληλογραφία και έγγραφα που αφορούν στο δείγμα. Με βάση την ημερομηνία δειγματοληψίας οι φάκελοι αρχειοθετούνται χρονολογικά, ενώ η εξέλιξη της κάθε περίπτωσης παρακολουθείται και ηλεκτρονικά. Η σωστή και αποτελεσματική αρχειοθέτηση ήταν και το αρχικό ζητούμενο για τη δημιουργία αυτής της βάσης δεδομένων.

Μία ακόμη ιδιαίτερα σημαντική σκοπιμότητα που εξυπηρετείται από την εργασία αυτή είναι η διευκόλυνση της στατιστικής επεξεργασίας των καταχωρημένων δειγμάτων. Με τη χρήση κατάλληλων φίλτρων και των ανάλογων τελεστών –που έχουν διαμορφωθεί παράλληλα με τη δημιουργία αυτής της βάσης δεδομένων– υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής πολλών και άμεσων στατιστικών αποτελεσμάτων (όπως π.χ. πόσα από τα καταχωρημένα δείγματα βρέθηκαν ΜΗ ΚΑΝΟΝΙΚΑ, πόσες δεσμεύσεις έγιναν, πόσες παραπομπές στο ΑΧΣ υπήρξαν, πόσα δείγματα εντάσσονται στο Σχέδιο Επισήμου Ελέγχου κλπ.) καθώς και σύνταξης σχετικών εκθέσεων (reports) ή/και υποβολής ερωτημάτων (queries).

Όλες αυτές οι λειτουργίες της βάσης δεδομένων, όπως επίσης και η εισαγωγή νέων εγγραφών, είναι εύκολες στην πραγμάτωσή τους, φιλικές προς το χρήστη και απαιτούν βασική/στοιχειώδη γνώση χρήσης Η/Υ και περιήγησης στο περιβάλλον της Access.

Κλείνοντας, αξίζει να επισημανθεί ότι η αρχιτεκτονική της συγκεκριμένης βάσης δεδομένων μπορεί να διαφοροποιηθεί κατάλληλα προκειμένου να βελτιωθεί ως προς την αποτελεσματικότητα αλλά και τη διεύρυνση του πεδίου εφαρμογής της (ενσωματώνοντας και άλλες διαδικασίες -άρα νέα πεδία) ή για να απεικονίσει άλλες κατηγορίες δειγμάτων με άλλες συνδεόμενες με αυτά διαδικασίες διαχείρισής τους που αντιμετωπίζουν οι Χ.Υ. του Γ.Χ.Κ.   

Φόρμα της βάσης δεδομένων: «Διαχείριση δειγμάτων»